Brev

Under fanen «Brev» oppretter du de e-postene som skal sendes til de opplastede mottakerlistene.

Oversikt

Editoren

I oversikten listes alle tidligere opprettede brev opp sammen med informasjon om når det siste ble sendt ut til en mottakerliste. For mer informasjon om tidligere sendinger, og til hvilke mottakerlister brevet har blitt sendt til, se «Logg».

Admin og serkretærer kan kopiere brev til andre brukere i firmaet (avdelingen for avdelingssekretærer). Klikk «kopiér» og velg bruker som brevet skal kopieres til.

Klikk på et navn i lista for å redigere brevet, eller skriv inn et navn i feltet øverst og klikk «Opprett» for å opprette et nytt brev. Dette åpner en editor hvor du kan sette opp e-posten basert på tilgjengelige moduler.

Det første du vil legge merke til er panelet til høyre. Navn-feltet er navnet på brevet i Digma. Emne tilsvarer emne/subject i eposten som genereres og Sammendrag-feltet brukes om du ønsker å ha en definert "førstelinje" i eposten. Avsender kan også defineres, om man ønsker at mottaker skal se et annet avsendernavn enn selve avsenders epost.

Valgt språk for brevet styrer hvilket språk fast generert tekst skal ha. Dette gjelder tekster som autmatisk genereres i bunnen av alle e-poster, nemlig lenke til web-versjon av e-posten og lenke til avmelding.

I toppen finner du følgende verktøy:
Lagre brevet
Lagre en kopi av brevet. Eventuelle endringer vil ikke lagres på det opprinnelige brevet.
Gå ut av editoren uten å lagre endringer.

Du bygger opp brevet ved hjelp av et sett med forhåndsdefinerte moduler. Klikk på, eller dra og slipp, en av modulene for å legge til denne. Ved dra og slipp legger modulen seg der man slipper den, men ved enkeltklikk legger ny modul seg nederst.

Flytt modul

Til venstre for hver modul som er lagt til brevet har du to muligheter:
Fjern modulen med innhold fra brevet.
Flytt modulen. Når du fører musa over dete ikonet, vil muspekeren endres til en . Klikk og hold nede muspekeren, og dra modulen opp eller ned. Området mellom to andre moduler vil utheves når du fører modulen over for å markere hvor den vil havne. Slipp muspekeren for å flytte modulen dit.

(I nyere versjoner har flytt-ikonet blitt flyttet til høyre side av modulen.)

Hver modul har enten tekstinnhold eller bildeinnhold eller begge deler. Klikk på et område i modulen for å legge til eller redigere innhold.

Rediger tekst

Når du klikker på et tekstområde åpnes teksten i en avansert teksteditor. Her kan du skrive tekst og velge format og størrelser. Teksteditoren har noen begresninger for å sikre kompatibilitet mot ulike e-postlesere.

Dersom du ønsker å flette informasjon fra kolonner i mottakerlisten, må du skrive inn kolonneoverskriften fra mottakerlista omsluttet av %%, f.eks. %%Navn%%. Pass på store og små bokstaver.

Legg til bilde

Rediger bilde

Klikk på et bildeområde for å legge til bilde. Dette åpner en filnavigerer som lar deg bla i mediebanken. Dersom du har skrivetilgang til mapper i mediebanken kan du via denne dialogen også laste opp bilde fra din PC via «last opp fil» nede til høyre.

Når du har funnet bildet du vil bruke, marker det ved å klikke på det, og klikk deretter knappen . Du kan også dobbeltklikke. Bildet vil plassere seg i området på modulen slik at det fyller bredden og tilpasser høyden på modulen etter dette.

Dersom du ønsker å flette bilder slik at ulike mottakere får ulike bilder, naviger til en mappe i mediebanken med bilder du ønsker å flette med og klikk knappen for å velge den aktuelle mappen i stedet for ett konkret bilde.

I mottakerlista du laster opp, er det viktig at det finnes en kolonne med overskrift lik denne mappens navn, og hvor hver rad inneholder det nøyaktige filnavnet til bilder som denne mottakeren skal ha.

I brev-editoren vil slike «flettebilder» vises ved at det første bildet i mappen forhåndsvises med et mappeikon over seg. Du kan forhåndsvise bildene til de ulike mottakerne før du sender ut.

Lenke på bilde

Når du hlder muspekeren over en bildemodul vil det dukke opp et lenke-ikon nede til venstre på bildet. Klikk på dette ikonet for å legge til en lenke. Dette vil gjøre hele bildet klikkbart i e-posten. Når det allerede er lagt inn lenke på et bilde, vil lenke-ikonet være blått . Det er mulig å klikke på ikonet igjen for å redigere lenken eller fjerne lenken.

Når du er fornøyd med brevet, klikk for å lagre og gå ut av editoren.

For å sende ut brevet til mottakere, gå til fanen «Utsending».