Mottakerlister

For å kunne sende noe fra Digma må du ha minst én mottakerliste.

Mottakerlister

Mottakerlisten kan lastes opp direkte, lages i Digma, eller du kan importere en eksisterende fil fra mediebanken.

Excel-filen må inneholde følgende:

Første rad må bestå av kolonneoverskrifter, f.eks «Navn», «E-post», «Adresse» o.l.
Alle kolonner i første rad må ha innhold.
Én kolonne må være satt av til e-postadresser. Adressene må være gyldige som e-postadresser. En e-postadresse kan f.eks. ikke inneholde æøå eller mellomrom. Ved import kan du likevel velge å ignorere ugyldige e-postadresser.

Importer mottakerliste

Når du laster opp eller henter fil fra mediebanken, får du opp en dialogboks med følgende valg:

Navn – Fyll ut et navn på mottakerlisten. Dette vil kun være synlig for deg.
Kolonne med e-postadresser – Velg den kolonnen i excel-filen som inneholder e-postadresser.

Dersom kolonnen inneholder ugyldige e-postadresser, vil du få en advarsel om dette, og en liste over hvilke e-postadresser dette gjelder. Du kan velge å avbryte importen og redigere excel-fila, eller å trykke «Lagre» for å importere likevel.

Dersom du velger å lagre en mottakerliste som inneholder ugyldige adresser, vil raden bli importert med den andre informasjonen, men e-postadressen vil ikke bli importert. Det er siden mulig å redigere denne kontakten og legge inn korrekt adresse.

Opprette ny mottakerliste

Ny mottakerliste

For å opprette en ny, tom mottakerliste, trykk på «Lag ny mottakerliste».
Du vil da få opp en boks hvor navn på lista, kolonnenavn og epostkolonne må spesifiseres. Skriv inn ønskede kolonnenavn adskilt med komma, og velg hvilken av disse som skal være gjeldende epostkolonne.

Rediger mottakerliste

I oversikten over mottakerlister finner du følgende informasjon:

Antall mottakere totalt, altså antall rader i excel-fila som ble lastet opp
Antall mottakere med e-postadresse (avmeldte ikke inkludert)
Antall avmeldte mottakere

Rediger mottakere

Du kan her laste ned mottakerlista igjen som Excel ved å klikke «Last ned liste». Denne inkluderer ikke avmelde mottakere. For å eksportere en liste med disse, klikk «Last ned avmeldte».

Klikk på navnet til en mottakerliste for å vise alle mottakerne og all informasjon som ble importert på denne lista. For å søke etter en bestemt mottaker akn du filtrere tabellen på én eller flere av kolonnene.

Klikk på en rad for å redigere informasjon om denne mottakeren. Her kan du også manuelt avmelde en mottaker.

Klikk oppe i menyen for å legge til en ny mottaker.

Avmeldte mottakere vises som standard i hovedlisten, men du kan filtrere dette ved å bruke dropplistemenyen «Avmeldt».

Tilføye/oppdatere eksisterende mottakerliste

For å tilføye en ny liste til en eksisterende, klikk i menyen når du er inne på mottakerlisten. Pass på at kolonneantall og navn samsvarer i begge listene. Systemet fjerner selv duplikater når det slår sammen listene, og du får en oversikt over dette når sammenslåingen er ferdig.

Duplikathåndtering

Når du er inne og redigerer en eksisterende mottakerliste, kan du vise duplikater i lista. Hak av boksen «Vis duplikater» og velg hvilken kolonne du ønsker å lete etter disse i. Hvis du ønsker å fjerne noen av duplikatene, klikk på den aktuelle raden og velg "Avmeldt".

Klikk for å gå tilbake til oversikten.

Flette informasjon

Innhold i alle kolonnene kan flettes inn i brev som sendes. Dette gjelder både tekst og bilder. for å flette tekst benyttes kolonneoverskriften omsluttet av %%, f.eks. %%Navn%%.

Når du bearbeider en mottakerliste i Excel før opplasting, og har tenkt å flette med bilder, må først alle bildene som skal brukes legges i en felles mappe i mediebanken. I mottakerlista må kolonneoverskriften for bildeinformasjon ha samme navn som den aktuelle mappa i mediebanken, og hver rad ha det nøyaktige filnavnet til det bildet denne mottakeren skal ha, inkludert etternavn, f.eks. «kule_sølv2-NY.png». Se eksempel.