Systemmanual Corda/Instrato 7.0 – administrator
   [For Judith: Brev « (⇧) » Spørreundersøkelser]

Utsending

Når du har gjort klart en mottakerliste og et brev, kan du starte en utsending. Denne muligheten finner du under fanen «Utsending».

Forhåndsvis


Forhåndsvisning
før utsending

I dropplistene velger du hvilket brev du ønsker å sende til hvilken mottakerliste, og klikker «Forhåndsvisning». E-posten vil da forhåndsvises under og all informasjon om mottakeren står i boksen til høyre.

Du kan bla gjennom mottakerlista ved hjelp av piltastene eller skrive inn et tall i feltet for å vise en konkret mottaker som du kjenner rad-nummeret til fra tidligere. (Hvis du sammenligner med excel-fila, vil dette tallet tilsvare raden i excel -1.)

Flettede data fra den aktive mottakeren vil fylles ut i forhåndsvisningen. Dersom teksten i forhåndsvisningen fortsatt står som «%%Navn%%» eller tilsvarende, må du gå tilbake og sjekke at du har skrevet av riktig kollonneoverskrift fra mottakerlisten, og at mottakerlisten du valgte har en slik kolonneoverskrift.

Dersom et flettebilde fortsatt viser defaultbildet med mappeikon over, må du gå tilbake og sjekke om du har skrevet filnavnet riktig, om du har pekt bildet i brevet til riktig mappe, og om fila i det hele tatt finnes i den mappa.

Send e-post

Når du forhåndsviser e-posten, kan du velge å sende den til kun én av mottakerne ved å klikke «Send til [epostadresse]» under mottakerens informasjon.

For å sende til hele mottakerlisten, klikk knappen «Send e-post». Alt etter hvor mange mottakere det er i mottakerlisten kan dette ta litt tid. Knappen vil være deaktivert så lenge systemet driver og sender, og du vil få en bekreftelsesmelding når sendingen er fullført ok.

Send e-post senere

Hvis du ønsker at brevet skal sendes på et gitt tidspunkt, trykk på «Send e-post senere». Velg så dato/klokkeslett og trykk ok. Planlagte utsendinger havner under fanen «Planlagt».

Skriv ut PDF

Du kan også velge å få e-posten ut på papir. Du har her to valg: generer «PDF til de uten e-post» eller «PDF til alle». Det første valget genererer en PDF for hver aktive mottaker i mottakerlista som ikke har e-postadresse, det andre lager PDF av alle, uansett e-postadresse eller ikke. Dette er da en enkel måte å nå alle på. De med e-postadresse får e-post, de uten kan få papirbrev i posten.


Logg

Logg

Etter utsending til alle mottakere, legges sendingen til under fanen «Logg». Her logges hvilket brev som ble sendt til hvilken mottakerliste, når det ble gjort, og hvor mange mottakere det ble sendt til. Lista kan sorteres på de ulike kolonnene ved å klikke på kolonneoverskriftene.

E-post som sendes direkte til én mottaker via lenken under mottakerinformasjonen til høyre, blir per i dag ikke logget.