Dokumenter

Siden som lister opp dokumenter ble endret i versjon 5.4.86. For å lese om administrasjon av dokumenter før versjon 5.4.86, klikk her.

Dokumenter er det som faktisk brukes av brukere for å lage og bestille trykksaker. Du lager et nytt dokument ved å klikke på linken «Nytt dokument» under Administratorvalget «Dokumenter», angi én bruker (eller alle) som eier, og baser dokumentet på en mal. Skal dokumentet være to-sidig kan du også angi en mal som fungerer som bakside. Alle grafiske elementer som ev. ligger i malen vil bli med på dokumentet. Sekretærer får ikke opprette og redigere grafiske elementer som måtte ligge på dokumentet, bare angi en annen mal som dokumentet skal bygge på.

Dokumenter kan defineres som tosidige ved å angi en annen mal som bakside for dokumentet når det opprettes. Dokumenter kan slettes helt hvis de aldri er bestilt. Er de bestilt tidligere kan de bare gjøres utilgjengelig for brukeren ved å skjule dem, men de kan ikke slettes. Ved dokumentet vil «Skjul» være avkrysset. De gjøres tilgjengelig for brukeren igjen ved å gjerne krysset. Du kan heller ikke slette et dokument som fungerer som bakside (dette dokumentet vil alltid være skjult) før du har satt feltet «Bakside» til «Ingen» på forsidedokumentet.

Administrere dokumenter.

Nytt dokument.

Den øverste illustrasjonen viser hvordan en Dokument-liste kan se ut. Alle dokumentene listes opp i en tabell.
Funksjonene og innholdet beskrives her:

Nytt dokument. Du gir her dokumentet et navn, og velger en mal, og ev. en mal for baksiden, som dokumentet skal baseres på samt en eier (eller alle). Dersom du valgte en bakside, vil det opprettes to dokumenter der det ene automatisk blir skjult og får sidetall 2 i kolonnen «side» i dokumenttabellen.
Sjekkbokser benyttes for å utføre operasjoner på ett eller flere dokumenter. Nederst på siden vil du når du har merket av ved flere dokumenter kunne slette eller kopiere dokumentene. Du kan også merke alle dokumentene på en gang med på klikke «Merk alle» eller klikke boksen i kolonneoverskriften. Dersom lista er filtert på noen av kolonnene, er det kun dokumentene i det synlige utvalget som blir påvirket.
Navn. som lister opp alle dokumentene for alle brukerne på firmaet. Se mer om funksjonene i tabellen i avsnittet under.
Avdeling. Hvilken avdeling brukeren tilhører.
Eier. Hvilken bruker som eier dokumentet.
Mal. Hvilken mal dokumentet bruker.
Skjult. Hvis dokumentet er skjult, vil denne kolonnen inneholde et kryss. Bakside-dokumenter er alltid skjult (se punkt J) fordi de hører sammen med forsidedokumentet. Ordinære dokumenter som skjules vil ikke lenger være tilgjengelig for brukeren, og kan dermed ikke bestilles. For å skjule et dokument eller vise et skjult dokument, klikk i boksen for å endre status. Endringen lagres med det samme.
Side. Viser om dokumentet er en bakside (2) eller framside (1). Framsiden kan ha bakside eller stå alene.
Rediger dokument. For å redigere et dokument kan du enten dobbbeltklikke på linjen i tabellen eller klikke . Her kan du velge å basere dokumentet på en annen mal, ev legge til et dokument som bakside. Du kan også legge elementer på dokumentet (se kapittelet Grafiske elementer)
Forhåndsvisning. Klikk for å se forhåndsvisning av dokumentet. Åpnes i et nytt vindu. Denne forhåndsvisningen viser også en del tekniske detaljer om alle elementene som er programert i malen og dokumentet. Merk at dersom det er lagt et valgbart bildeelement på dokumentet (bildeelementet peker på en mappe), så vil ikke Corda vise noe bilde i denne forhåndsvisningen før du har valgt et på input-siden og oppdatert forhåndsvisningen her.
Disse to linjene viser et tosidig dokument. Framsiden er synlig, baksiden er skjult. Når brukeren bestiller vil han kunne endre på elementene på begge dokumentene. Du kan ikke slette verken framside- eller baksidedokumentet før du har slette lenken mellom dem dev å «redigere» framsidedokumentet og sette bakside til «ingen».
Knapper under tabellen utfører operasjoner på de dokumentene over som er avkrysset i kolonnen lengst til venstre.

Funksjoner i tabellen

Sortering. Det er mulig å sortere alfabetisk og motsatt alfabetisk ved å klikke på kolonneoverskriftene. Som standard sorteres tabellen etter kolonnen for Navn. Når du velger å sortere på en annen måte, viser tabellen hvilken kolonne det nå er sortert etter ved hjelp av en trekant som peker oppover (alfabetisk) eller nedover (motsatt alfabetisk).

Filtrering. De kolonnene som har et skrivefelt under overskriften, kan benyttes til å filtrere innhold. Skriv inn en del av et dokumentnavn for kun å vise dokumenter som inneholder denne teksten, eller en del av navnet på en avdeling for kun å vise dokumenter som tilhører brukere i denne avdelingen. Det er mulig å filtere på flere kolonner samtidig, og dermed begrense antall viste dokumenter enda mer. Når du har filtrert tabellen og så markerer alle dokumenter (ved hjelp av knappen under eller boksen i kolonneoverskriften i første kolonne), er det kun de dokumentene som vises i utvalget som blir markert.

Du kan endre kolonnebredde ved å klikke og dra i en kolonnes høyrekant.

To-sidige dokumenter

Det er kun idet du oppretter et nytt dokument at du kan angi to maler, en til forsiden og en til baksiden. Er dokumentet allerede opprettet (typisk eksempel kan være en bruker som allerede har dokumentet «norsk visittkort», men som nå i tillegg ønsker engelsk bakside), har du mulighet til å angi en annen mal som forside som da dokumentet ble opprettet, men kun velge et annet dokument som bakside. Gjør da følgende:

Opprett et nytt dokument som bygger på malen som skal være bakside. Kall det f.eks. «Visittkort eng. bakside», og gi det til riktig bruker. Lagre.
«Rediger» dokumentet som skal være førstesiden.
Velg bakside: Det dokumentet du nettopp opprettet. Lagre.
Da vil du se at «Visittkort eng. bakside» har blitt skjult for brukeren og nå tilhører Visittkort-framsiden.

Kopier dokumenter.

Kopier dokument

Dersom du har dokumenter som skal kopieres til én eller flere brukere, eller flere dokumenter som skal utkopieres til én eller flere brukere, kan du bruke knappen «Kopier merkede».

Merk den eller de dokumentene som skal kopieres og klikk på knappen. Du kommer nå til en ny side hvor du kan sette kryss både ved navnet på en avdeling for å kopiere dokumentene til alle brukerne i denne avdelingen og/eller navnet på enkeltbrukere for å kopiere dokumentene til disse.

Sett kryss, og klikk «Kopier».